Soutenance

Avant de commencer la demande de soutenance,

• Assurez-vous d’être correctement inscrit dans l’année universitaire en cours (frais d’inscription et CVEC à jour)
• Concertez-vous avec votre directeur ou directrice de thèse sur la composition du jury, le choix des rapporteurs et la date de soutenance.
• Mettez-vous ensuite en relation avec votre gestionnaire de soutenance pour vérifier de manière informelle la conformité du choix des rapporteurs, de la composition du jury et de la date de soutenance prévue.
• Mettez-vous en relation avec le chargé du dépôt électronique des thèses afin de vérifier de manière informelle la conformité de vos documents
• Mettez à jour la liste de vos publications et votre portfolio (formations obligatoires à l’éthique et à l’intégrité).

La procédure de demande de soutenance doit être entamée 3 mois avant la date prévue de la soutenance et finalisée au plus tard 2 mois avant cette date. Cette demande se fait via votre espace personnel sur la plateforme Adum.

Procédure de demande de soutenance sur Adum - pas à pas

Defense procedure (english version)

Le service des études doctorales se charge de l’impression des exemplaires de thèse destinés aux membres du jury qui en auront fait la demande uniquement. La demande se fait sur ADUM. Le délai d’impression est d’environ une semaine. Les exemplaires imprimés seront à retirer au service de la reprographie de la faculté des lettres.

L’envoi des exemplaires au jury sera à la charge du doctorant.

Réserver une salle

• C'est le service des études doctorales qui se charge de réserver une salle dès que la date est fixée si le doctorant ou la doctorante en fait la demande.
• La demande de réservation de la salle se fait dans ADUM au moment de la demande de soutenance.

Organiser un pot de thèse

Il est possible de mettre en place un pot de thèse pour fêter la fin de cette aventure. Pour cela, il faudra prendre contact avec l'administrateur du site sur lequel aura lieu la soutenance. Lorsque vous recevrez le mail de confirmation pour votre salle de soutenance, celui-ci sera indiqué.

• Service des études doctorales :

Maison de la recherche - Bureau D303

• Dépôt électronique

Contact par courriel

• Gestionnaires de soutenance

Retrouvez qui soutient prochainement grâce à l'agenda des soutenances sur ADUM

Langue de rédaction du manuscrit

La thèse conduisant à la délivrance d’un diplôme national français, il est de règle qu’elle soit rédigée et soutenue en français. Toutefois, il peut arriver que, pour des raisons scientifiques, le sujet traité exige l’introduction d’une autre langue que le français. Par décision du Conseil scientifique en date du 4 mars 2013, il appartient dorénavant aux directeurs et directrices d'écoles doctorales, compétents pour juger des questions de priorité scientifique, d'en décider.
Conformément à la recommandation du ministère, un long résumé écrit de la thèse en français sera exigé.

La rédaction du manuscrit

Pour vous aider dans la rédaction de votre manuscrit, Sorbonne Université met à votre disposition un guide pour la rédaction et la présentation des thèses, ainsi que deux feuilles de style, dont une pour les thèses en cotutelle internationale.
Feuille de style classique
Feuilles de style : thèses en cotutelle internationale
Des formations à la communication spécialement pour la préparation de votre manuscrit mais aussi en vue de la soutenance sont organisées. Retrouvez ces formations dans le catalogue de formation pour les doctorantes et doctorants de Sorbonne Université.

La procédure de demande de soutenance doit être entamée 3 mois avant la date prévue de la soutenance et finalisée au plus tard 2 mois avant cette date. Cette demande se fait via votre espace personnel sur la plateforme Adum.

La demande de soutenance consiste à :

• renseigner et/ou compléter vos informations personnelles et de soutenance et à déposer votre manuscrit au format PDF qui sera à disposition des rapporteurs après leurs désignations
•  soumettre votre proposition de rapporteurs et de jury
• déposer le formulaire d’autorisation de diffusion électronique de votre thèse par Sorbonne Université.

Procédure de demande de soutenance sur Adum - pas à pas

Defense procedure (english version)

Dépôt de la thèse

Les manuscrits définitifs doivent être déposés sous format pdf dans votre espace personnel de la plateforme ADUM au plus tard 3 mois après la date de votre soutenance. 

Si le jury ou les rapporteurs ont demandé des corrections majeures, vous disposez d'un délai de 3 mois après la soutenance pour déposer votre manuscrit corrigé dans votre espace personnel d'Adum. Dans ce cas, le dépôt est obligatoirement validé par le président de jury de soutenance qui certifie que les corrections ont été effectuées.

Diffusion de la thèse

Vous avez déposé la version définitive de votre manuscrit. Il va être transmis à la bibliothèque de l'université (BSU) pour être signalé et diffusé. La BSU procède au dépôt de la version validée de la thèse dans ses formats de diffusion et d'archivage dans l'application nationale STAR gérée par l'agence bibliographique de l'enseignement supérieur - ABES.

La soutenance est publique, sauf dérogation accordée à titre exceptionnel par le chef d’établissement si le sujet de la thèse présente un caractère confidentiel avéré. La demande de confidentialité consiste à protéger des résultats scientifiques en interdisant la communication, reproduction et diffusion du manuscrit pour une période donnée.  La confidentialité répond à des préoccupations liées à présence de données personnelles, de documents protégés par le droit d'auteur, le secret administratif, industriel et commercial, de documents classés secret défense ou d’un dépôt de brevet.

Elle se différencie de la demande d’embargo qui consiste à retarder la diffusion du manuscrit durant 6 mois, 1 an ou 2 ans. (Ex : Dans le cadre d’une publication d’un article dans une revue).

Confidentialité ou embargo

Embargo
Quand vous déposez votre manuscrit, vous pouvez demander à retarder sa diffusion de 6 mois, 1 an ou 2 ans, lorsque des résultats sont en attente de publication. Vous devrez préciser une date de fin d'embargo, c'est-à-dire la date à laquelle vous souhaitez que votre thèse soit diffusée.
La demande d’embargo s’effectue avec le formulaire « Autorisation et choix de diffusion de la thèse » que vous trouvez dans votre espace personnel de la plateforme ADUM.

Confidentialité
Si la thèse présente un caractère confidentiel avéré, vous pouvez demander une dérogation au caractère public de la soutenance (huis-clos). La diffusion de la thèse après la soutenance fera l’objet de restrictions. 

Dans ce cas, vous devez faire la demande au plus tard 3 mois avant la soutenance dans ADUM. Vous complèterez les rubriques concernant la demande de confidentialité du manuscrit et de soutenance huis-clos via votre profil ADUM et déposerez dans l’espace "Documents à joindre"

• le formulaire de demande de confidentialité / huis-clos complété et signé,
• les engagements des membres du jury et des rapporteurs
• et en cas de huit-clos, la liste des personnes présentes et les engagements du public

Procédure de demande de confidentialité

La confidentialité implique des dispositifs particuliers.

• Au moment de l’envoi du manuscrit pour lecture, tous les lecteurs du manuscrit doivent s'engager à conserver les données confidentielles. Le formulaire d'engagement de confidentialité est transmis aux rapporteurs au moment de l’envoi du manuscrit via ADUM. Vous êtes chargé de transmettre le formulaire aux autres lecteurs (y compris le directeur de thèse) lorsque vous envoyez votre  manuscrit. Le formulaire est disponible dans votre espace personnel ADUM, dans la rubrique « Document administratifs ». Les engagements complétés et signés en original sont à envoyés par mail à l’adresse mail du Bureau d'accueil des doctorantes et doctorants : scolarite.doctorat@sorbonne-universite.fr
•  Le jour de la soutenance, l'organisation matérielle d'un huis-clos est placée sous la responsabilité du Président de jury. Si les résultats confidentiels sont présentés lors de la soutenance, chaque personne présente devra signer un engagement de confidentialité et le président de jury devra compléter la liste des personnes présentes. Si les résultats confidentiels n’ont pas été présentés lors de la soutenance, le doctorant, le directeur de thèse ainsi que le président de jury devront compléter l’attestation de non divulgation. 
• Après la soutenance, les documents complétés et signés en original lors de la soutenance doivent être remis au Bureau d’accueil des doctorants (15, rue de l’École de médecine – 75006 Paris). L'attestation de diplôme de doctorat ne sera délivrée qu'au vue du dossier de confidentialité complet. 

Pour toute question ultérieure : scolarite.doctorat@sorbonne-universite.fr
 

La présidence de Sorbonne Université délègue auprès de la direction de l'école doctorale la désignation des rapporteurs, la composition du jury et l’autorisation de soutenance.

Désignation des rapporteurs
Au moins deux rapporteurs, habilités à diriger des recherches ou appartenant à l’une des catégories mentionnées à l’article 16 de l’arrêté du 25 mai 2016, sont désignés après avis de la direction de thèse. Dans le cas de travaux impliquant des personnes du monde socio-économique qui n'appartiennent pas au monde universitaire, un troisième rapporteur, reconnu pour ses compétences dans le domaine, peut être désigné. 
•    Les rapporteurs doivent être extérieurs à l’école doctorale et à l’établissement d’inscription du doctorant ou de la doctorante.
•    Ils n'ont pas d'implication dans le travail du doctorant ou de la doctorante.
•    Ils peuvent appartenir à des établissements d'enseignement supérieur ou de recherche étrangers ou à d'autres organismes étrangers.
•    Les rapporteurs font connaître leur avis par des rapports écrits sur la base desquels la présidente autorise la soutenance. Ces rapports sont communiqués au jury et au candidat ou à la candidate avant la soutenance.
•    En cas de désaccord des deux rapporteurs, la Présidence désigne un troisième rapporteur.
Les rapporteurs font connaître, au moins 21 jours avant la date prévue pour la soutenance, leur avis par des rapports écrits. Ces rapports seront mis en ligne dans l'espace personnel du doctorant ou de la doctorante sur la plateforme Adum après validation de l'autorisation de soutenance par la direction de l'école doctorale. 
 
Désignation du jury de thèse

• Le nombre des membres du jury est compris entre 4 et 8.
• Il est composé au moins pour moitié de personnalités françaises ou étrangères, extérieures à l’école doctorale et à l’établissement d’inscription du candidat ou de la candidate et choisies en raison de leur compétence scientifique.
• Dans le cadre d’une thèse en co-tutelle il peut y avoir des dispositions spécifiques définies dans la convention signée entre les établissements. 
• La moitié du jury au moins doit être composée de professeurs / professeures ou personnels assimilés, ou d’enseignants/enseignantes de rang équivalent qui ne dépendent pas du ministère chargé de l’enseignement supérieur.
• La composition du jury doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes.
• La direction de thèse est membre du jury, mais ne prend pas part à la décision.

La soutenance de thèse se déroule en deux temps :

• un temps de présentation par le doctorant ou la doctorante de ses travaux de recherche
• suivi d'un échange questions-réponses avec les membres du jury.

A l'issue de la soutenance, le jury se réunit pour délibérer. Dans le cadre de ses délibérations, le jury apprécie la qualité des travaux, leur caractère novateur, l'aptitude du doctorant ou de la doctorante à les situer dans leur contexte scientifique ainsi que les qualités d'exposition du doctorant ou de la doctorante. Le jury annonce ensuite sa décision d'octroyer ou non la thèse au doctorant ou à la doctorante.

La soutenance est publique, sauf dérogation accordée à titre exceptionnel par le chef d’établissement si le sujet de la thèse présente un caractère confidentiel avéré. (cf Dépôt et diffusion de la thèse/Confidentialité). La soutenance peut se dérouler en présentiel, en visio-conférence partielle ou totale. La soutenance est traditionnellement suivie d'un « pot de thèse » organisé à la discrétion du doctorant ou de la doctorante.

Désignation du président du jury
Lors de la soutenance, les membres du jury désignent parmi eux un président ou une présidente et, le cas échéant, un rapporteur de soutenance. Le président ou la présidente doit être un professeur/professeure ou assimilé ou un enseignant/enseignante de rang équivalent.
Le directeur ou la directrice de thèse ne peut être choisi ni comme rapporteur de soutenance, ni comme président du jury. Le directeur ou la directrice de thèse ne prend pas part à la décision.

Soutenance en visioconférence

A titre exceptionnel, la présidence après avis de la direction de l'école doctorale, sur proposition de la direction de thèse, peut autoriser le doctorant ou la doctorante et les membres du jury, en totalité ou partiellement à participer à la soutenance de thèse par tout moyen de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective continue et simultanée aux débats ainsi que la confidentialité des délibérations du jury.

Délivrance du titre de docteur/docteure
L’admission ou l’ajournement est prononcé après délibération du jury. 

Après avoir prononcé la décision d’admission, le président de jury invite le docteur à prêter serment
« “En présence de mes pairs.
« “Parvenu(e) à l'issue de mon doctorat en [Intitulé spécialité], et ayant ainsi pratiqué, dans ma quête du savoir, l'exercice d'une recherche scientifique exigeante, en cultivant la rigueur intellectuelle, la réflexivité éthique et dans le respect des principes de l'intégrité scientifique, je m'engage, pour ce qui dépendra de moi, dans la suite de ma carrière professionnelle quel qu'en soit le secteur ou le domaine d'activité, à maintenir une conduite intègre dans mon rapport au savoir, mes méthodes et mes résultats.” »

Le président ou la présidente signe le rapport de soutenance qui est contresigné par l’ensemble des membres du jury. Le rapport de soutenance est communiqué au candidat/candidate dans le mois suivant la soutenance.
Conformément à la réglementation en vigueur, le diplôme de docteur/docteure est délivré sans indication de mention.

Les manuscrits définitifs doivent être déposés dans les 3 mois suivant la soutenance.

La thèse peut être reproduite en l’état sans aucune correction
Le fichier pdf, déposé dans votre espace personnel Adum avant la soutenance, est considéré comme définitif et transmis à la bibliothèque pour diffusion, archivage...
Si vous souhaitez toutefois effectuer des corrections mineures (coquilles, mise en forme, etc.), vous disposez d’un délai de 3 mois pour les effectuer et déposer la version corrigée sur votre espace personnel d’ADUM avec le compte rendu de l'application facile.
A l’issue de ce délai, même si les corrections n’ont pas été effectuées, la thèse sera transmise à la bibliothèque pour être signalée, reproduite, diffusée.

La thèse ne peut être reproduite en l’état
Si le jury a souhaité des corrections majeures, vous disposez alors d’un délai de 3 mois pour effectuer ces corrections et déposer la version corrigée de votre thèse sur votre espace personnel de la plateforme Adum. Dans ce cas, le dépôt est obligatoirement validé par le président du jury qui certifie que les corrections demandées ont été effectuées.

La remise de l'attestation de diplôme, le signalement, la reproduction, la diffusion et la consultation du manuscrit sont subordonnés à la remise des versions corrigées.
 
Contact : Emmanuel Descubes
BSU – Service des thèses électroniques - Bibliothèque Serpente
28 rue Serpente 75006 Paris
01 53 10 57 47 - Courriel
 

Le système de prise de rendez-vous permet au Département Inscriptions Accompagnement Diplômes de vous garantir un accueil individuel, personnalisé et fluide. A travers ce système, vous avez la possibilité de prendre un rendez-vous parmi les horaires disponibles. Seuls seront affichés les horaires qui n’ont pas été réservés auparavant.

Tout rendez-vous pris sur un autre profil que celui de votre demande ne sera pas honoré. Les rendez-vous sont individuels et concernent un seul dossier.

Renseignements sur la prise de rendez-vous

• Votre adresse e-mail doit être correcte pour recevoir une confirmation par e-mail. Si l'adresse a été utilisée à de nombreuses reprises sur d'autres formulaires SU et qu'un mail vous indique que votre adresse a déjà été utilisée, connectez-vous avec une autre adresse.
• Présentez la confirmation soit sur votre mobile soit en document imprimé au Département Inscriptions Accompagnement Diplômes
• Afin de ne pas retarder les autres rendez-vous, présentez-vous à l'heure au Département Inscriptions Accompagnement Diplômes
• En cas d’empêchement ou de retard, annulez le rendez-vous et reprenez-en un nouveau sur la plateforme en fonction des disponibilités restantes
• Dans certains cas exceptionnels, le bureau d’accueil ne pourra honorer l’horaire précise du rendez-vous. Vous serez bien sûr reçu dans un délai raisonnable.
• Dans des cas très exceptionnels (pannes informatiques …), vous serez averti(e) par le Département Inscriptions Accompagnement Diplômes, au plus tard le jour même à l’adresse mail indiquée lors de votre prise de rendez-vous.
• D'autres rendez-vous que ceux affichés ici ne pourront être accordés (ni par e-mail, ni par téléphone).

Prise de rendez-vous

Les rendez-vous sont individuels et concernent 1 seul dossier. Attention cliquer sur le bon lien est important : tout rendez-vous pris sur un autre profil que celui de votre demande ne sera pas honoré.

La prise de rendez-vous se fait en fonction de votre école doctorale. 

Pour le retrait des diplômes, merci de prendre rendez-vous au DIADM (Département Inscriptions Accompagnement Diplômes).

Munissez-vous d’une pièce d’identité (carte d'identité, passeport, titre de séjour).
Si vous ne pouvez pas vous déplacer, une autre personne peut venir à votre place. Elle devra se présenter munie d’une procuration manuscrite, la copie de votre pièce d’identité et sa propre pièce d’identité.

Vous avez besoin d’une authentification de votre diplôme ?

• Renseignez-vous sur les légalisations
• Légalisation ou apostille : pour quel pays ?

Tous les ans, une cérémonie des docteures et docteurs est organisée pour célébrer les diplômées et diplômés.

LES FICHIERS "TITRE DE LA THÈSE", "RÉSUMÉS", "MOTS- CLÉS"…, EST-CE VRAIMENT UTILE ?
Ce sont vos métadonnées personnelles. Elles permettent de vous référencer sur les plateformes internet dédiées, en français, en anglais… d'autres sont importées de votre dossier-étudiant ou recopiées des formulaires de soutenance à destination de la bibliothèque et bordereaux de thèse soutenue. Du copier/coller mais une meilleure lisibilité de vos travaux.

VERSION EXPURGÉE, VERSION INTÉGRALE, QUELLES SONT LES DIFFÉRENCES ?
La version intégrale est la version définitive du manuscrit. La version expurgée est celle qui sera mise en ligne en fonction des éventuelles confidentialités, utilisation de ressources soumises au droit d'auteur auxquelles vous devez vous conformer. Elle n'est pas nécessaire si vous n'avez rien à cacher !

POURQUOI FOURNIR LE TEXTE EN FORMAT SOURCE?
Parce qu'une application informatique peut avoir des défaillances ! Avoir la version source permet à la bibliothèque de Sorbonne Université qui se charge de l'archivage et de la diffusion des manuscrits, de recréer un pdf si toutefois cela s'avère nécessaire. Elle peut avoir besoin de vos polices de caractère pour retraiter le fichier.

J'AI RÉDIGÉ MA THÈSE SUR LATEX, COMMENT FAIRE POUR NE FAIRE QU'UN SEUL FICHIER AU FORMAT SOURCE ?
Vous pouvez en faire autant que nécessaire, du moment qu'ils sont numérotés. Le fichier pdf sera tout de même unique et regroupera l'ensemble des fichiers.

DES DOCUMENTS PAPIERS À RETOURNER AU BUREAU D'ACCUEIL… POURQUOI ?
En cas de recours, les conditions de présentation des documents originaux restent la preuve la plus probante, pour vous comme pour l'université.  

A QUOI SERT LA CHARTE DE DIFFUSION ?
Vous êtes l'auteur du manuscrit, mais vous avez des droits et des responsabilités. 

QUEL INTÉRÊT D'ENVOYER LES ADRESSES COURRIEL DES MEMBRES DU JURY PAR MAIL ? 
Les membres du jury doivent recevoir les rapports des rapporteurs avant votre soutenance. Réglementaire mais surtout utile pour votre présentation.
Tous les membres du jury doivent les recevoir, n'oubliez pas votre directeur de thèse s'il est présent! Attention, inscrire les adresses séparées par des points-virgules évite les "user unknown".

EN COTUTELLE, QUE DOIS-JE FAIRE ?
Vous recevrez le diplôme de Sorbonne Université, donc vous devez agir comme tout doctorant préparant sa soutenance, même dossiers, mêmes modalités et calendrier  de soutenance !

LES INVITÉS FONT-ILS PARTIE DU JURY ?
Non, ils ne doivent pas figurer du le procès-verbal ni aucun autre document administratif.

Bureau d'accueil des doctorants

Adresse postale :  15 rue de l'école de médecine 75006 Paris

Courriel

Retrouvez qui soutient prochainement grâce à l'agenda des soutenances sur ADUM